Gründungskosten verstehen und wie sie behandelt werden.

Sicherlich hast Du auch schon den Begriff „Gründungskosten“ gehört. Viele Gründer denken, dass Kosten, die bei einer Gründung anfallen (Kosten Notar, Beraterkosten, Webseite, Entwicklungskosten, etc.) weg sind. Wir erklären Dir hier, wie diese zu handhaben sind und was Du wie wiederbekommen kannst. 

Gründungskosten - Lila Lions

Inhaltsverzeichnis

Was sind Gründungskosten und warum sind sie wichtig?

Definition von Gründungskosten

Unter Gründungskosten versteht man alle finanziellen Ausgaben, die bei der Errichtung eines Unternehmens entstehen. Dies umfasst direkte Kosten, wie die Ausgaben für die Gründung einer juristischen Person, Gewerbeanmeldung, Musterprotokoll bzw. Mustersatzung, Notargebühren und die Kosten für den Handelsregistereintrag. Hinzu kommen indirekte Kosten wie Gehälter, Miete, Versicherungen und Marketingaktivitäten. Gründungskosten können auch Opportunitätskosten beinhalten, die aus entgangenen Einnahmen entstehen, während sich die Gründer auf die Gründung des Unternehmens konzentrieren.

Gründungskosten in der Existenzgründung

Bei der Existenzgründung spielen Gründungskosten eine große Rolle. Diese umfassen sowohl einmalige Kosten, die direkt mit der Unternehmensgründung in Verbindung stehen, als auch laufende Kosten, die anfallen, um das Unternehmen betriebsbereit zu halten. Beispiele hierfür sind Mietkosten für Geschäftsräume, Gehälter für Mitarbeiter, Versicherungen, Kosten für Marketing und Werbung sowie Betriebskosten. Eine sorgfältige Kalkulation dieser Gründungskosten ist unerlässlich, um das finanzielle Risiko zu minimieren und den langfristigen Erfolg des Unternehmens zu sichern.

Wie hoch sind die durchschnittlichen Gründungskosten?

Die Höhe der durchschnittlichen Gründungskosten hängt stark von der Art des Unternehmens, der gewählten Rechtsform und der Größe des Betriebs ab. Während die Höhe der Kosten eines Einzelunternehmens oder einer GbR relativ niedrig sein können, können sie für eine GmbH oder AG erheblich höher sein, insbesondere aufgrund des erforderlichen Mindeststammkapitals. Es sollten alle potenziellen Kostenquellen erkannt werden und in den Geschäftsplan aufgenommen werden, um eine realistische Schätzung der Gründungskosten zu erhalten.

Gründungskosten als Investition in das Unternehmen

Trotz der oft hohen Kosten, sollten diese von Existenzgründern als Investition in die Zukunft der Selbstständigkeit betrachtet werden. Diese Anfangsinvestition legt den Grundstein für das Geschäft und trägt zur langfristigen Entwicklung und zum Wachstum des Unternehmens bei. Mit sorgfältiger Planung und Management können Gründungskosten die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens steigern, indem sie helfen, ein vernünftiges Geschäftsfundament zu schaffen, welches das Unternehmen auf seinem Weg zum Erfolg unterstützt.

Wer trägt die Gründungskosten bei einer GmbH?

Bei der Gründung einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) fallen unterschiedliche Kosten an, die von den Gesellschaftern vorweg getätigt werden müssen. Dabei handelt es sich um Notargebühren, Kosten für die Eintragung ins Handelsregister, eventuelle Kosten für Rechts- oder Steuerberatung sowie das Mindeststammkapital. Beispielsweise beschließt eine Gruppe von drei Partnern, eine GmbH zu gründen. Sie würden sich alle an den Gründungskosten beteiligen müssen. Wenn die Kosten für Notar und Eintragung ins Handelsregister insgesamt 2.000 Euro betragen, müssten diese Kosten auf die Gesellschafter aufgeteilt werden, zusätzlich zum aufzubringenden Stammkapital von 25.000 Euro.

Gesellschafter und ihre Verantwortung

In einer GmbH trägt jeder Gesellschafter Verantwortung gemäß seinem Anteil am Stammkapital der Gesellschaft. Wenn also beispielsweise ein Gesellschafter 50% des Stammkapitals besitzt und die anderen beiden Gesellschafter jeweils 25%, trägt der erste Gesellschafter einen höheren Anteil an den Gründungskosten. Die Gesellschafter sind verantwortlich für die Aufbringung des Stammkapitals und die Deckung der Gründungskosten. Sollte die GmbH in finanzielle Schwierigkeiten geraten, haften die Gesellschafter grundsätzlich nur mit ihrer Einlage und nicht mit ihrem privaten Vermögen.

Gründungskosten von der Gesellschaft getragen

Oft wird festgelegt, dass die neu gegründete GmbH die Gründungskosten trägt. Dies muss jedoch im Gesellschaftsvertrag ausdrücklich festgelegt und von allen Gesellschaftern genehmigt werden. Ein solcher Schritt kann allerdings dazu führen, dass das zur Verfügung stehende Stammkapital der GmbH, das für den Geschäftsbetrieb verwendet werden soll, gemindert wird. Nehmen wir zum Beispiel eine GmbH, die mit einer Einlage von 25.000 Euro gegründet wurde. Wenn die Gründungskosten 5.000 Euro betragen und von der Gesellschaft getragen werden, stünden nur noch 20.000 Euro als Betriebskapital zur Verfügung.  

Stammkapital und Gründungskosten

Das Stammkapital einer GmbH beträgt mindestens 25.000 Euro. Diese Summe stellt das Mindestkapital dar, welches von den Gesellschaftern aufgebracht werden muss, um das Unternehmen zu gründen. Die Hälfte des Stammkapitals in Höhe von 12.500 Euro muss im Zuge der Unternehmensgründung eingezahlt werden. Die andere Hälfte müssen die Gesellschafter auf Anforderung des Geschäftsführers zum Vermögen des Unternehmens einzahlen. Hierbei sollte der Kontoauszug für nachträgliche Forderungen gut aufbewahrt werden.

Verteilung der Gründungskosten bei mehreren Gesellschaftern

Sind mehrere Gesellschafter an der Gründung einer GmbH beteiligt, werden die mit der Gründung verbundenen Kosten in der Regel gleichmäßig zu den Geschäftsanteilen aufgeteilt. Ein Gesellschafter, der 60% des Stammkapitals hält, würde also auch 60% der Gründungskosten tragen. Wenn zum Beispiel drei Gesellschafter eine GmbH gründen und die Gründungskosten 3.000 Euro betragen, würde ein Gesellschafter, der 40% des Stammkapitals hält, 1.200 Euro der Kosten der Gründung tragen. Sofern ein Geschäftsführer kein Gesellschafter ist, hat dieser mit den Gründungskosten einer GmbH oder UG finanziell nichts zu tun. Natürlich gibt es auch Ausnahmen, welche aber im Gesellschaftsvertrag geregelt sein sollten.

Können Gründungskosten steuerlich abgesetzt werden?

Gründungskosten können in der Regel steuerlich geltend gemacht werden. Dies liegt daran, dass sie als unvermeidliche Ausgaben für die Aufnahme und Ausführung einer unternehmerischen Tätigkeit betrachtet werden. Es sollte jedoch klar sein, dass die Fähigkeit, Gründungskosten steuerlich abzusetzen, von der Art der Kosten und den spezifischen steuerlichen Bestimmungen abhängt, die auf das jeweilige Unternehmen anwendbar sind. Beispielsweise könnten Gebühren für einen Notar, einen Wirtschaftsprüfer oder einen Rechtsanwalt, die bei der Gründung eines Unternehmens anfallen, in der Regel sofort abgesetzt werden.

Gleiches gilt für Kosten, die in direktem Zusammenhang mit der Registrierung des Unternehmens stehen, wie zum Beispiel Gebühren für die Eintragung ins Handelsregister. Es sollte aber beachtet werden, dass einige Gründungskosten, wie zum Beispiel die Kosten für die Erstellung eines Geschäftsplans, nicht sofort, sondern über einen bestimmten Zeitraum hinweg abgeschrieben werden können.

Gründungskosten als Betriebsausgabe

Gründungskosten werden häufig als Betriebsausgaben betrachtet und können daher steuerlich geltend gemacht werden. Betriebsausgaben sind Kosten, die durch den Betrieb eines Unternehmens entstehen. Typische Beispiele für Betriebsausgaben sind Kosten für Büromaterial, Miete, Gehälter, Werbung und vieles mehr. Im Kontext der Unternehmensgründung können Gründungskosten, wie die Kosten für einen Notar oder einen Rechtsberater, als einmalige Betriebsausgaben abgezogen werden. Andere Kosten, wie die Kosten für die Erstellung eines Geschäftsplans oder einer Marktanalyse, können möglicherweise über mehrere Jahre hinweg abgeschrieben werden. Dies liegt daran, dass diese Kosten als Investitionen in das Unternehmen angesehen werden, die das Unternehmen über einen längeren Zeitraum hinweg nutzen wird.

Steuerliche Behandlung von Gründungskosten in Einzelunternehmen und Personengesellschaften

Die steuerliche Behandlung von Gründungskosten kann je nach Art des Unternehmens variieren. In der Regel können Einzelunternehmen und Personengesellschaften, wie eine GbR oder eine OHG, Gründungskosten als Betriebsausgaben abziehen. Zu diesen Gründungskosten gehören unter anderem Notargebühren, Gebühren für die Anmeldung des Gewerbes, Kosten für Rechtsberatung und Beratungskosten. Wenn zum Beispiel ein Einzelunternehmer einen Anwalt beauftragt, um bei der Erstellung des Gewerbeanmeldungsformulars zu helfen, könnten diese Kosten als Betriebsausgaben abgezogen werden. Darüber hinaus können Kosten, die für die Anschaffung von Büromöbeln oder Computern anfallen, in der Regel über ihre Nutzungsdauer hinweg abgeschrieben werden.

Absetzbarkeit von Beratungskosten

Beratungskosten, die im Zusammenhang mit der Gründung eines Unternehmens anfallen, können im Regelfall auch als Betriebsausgaben abgezogen werden. Dazu gehören z.B. die Kosten für Rechtsberatung, Steuerberatung oder Unternehmensberatung. Ein Unternehmer engagiert beispielsweise einen Steuerberater, um einen Finanzplan für das neue Unternehmen zu erstellen, und zahlt ihm dafür 1.500 Euro. Diese 1.500 Euro können als Betriebsausgaben in der Gewinn- und Verlustrechnung verbucht und steuerlich geltend gemacht werden. Darüber hinaus könnten Kosten, die für eine Marktforschung oder eine Wettbewerbsanalyse im Vorfeld der Unternehmensgründung anfallen, möglicherweise über einen bestimmten Zeitraum hinweg abgeschrieben werden.

Gründungsinvestitionen und Abschreibungen

Gründungsinvestitionen, wie der Kauf von Maschinen oder Büroausstattung, können in der Regel über ihre Nutzungsdauer abgeschrieben werden. Dies bedeutet, dass die Kosten über einen bestimmten Zeitraum verteilt und jährlich als Betriebsausgaben abgezogen werden können. Angenommen, ein Unternehmen kauft Büromöbel für 10.000 Euro, die eine Nutzungsdauer von 10 Jahren haben. In diesem Fall könnte das Unternehmen jedes Jahr 1.000 Euro als Betriebsausgaben verbuchen und damit dem Finanzamt bei der Steuer geltend machen. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass die spezifischen Abschreibungsregeln von Land zu Land variieren können und es daher empfehlenswert ist, die Hilfe eines Steuerberaters in Anspruch zu nehmen. 

Steuerberater und Finanzplanung

Ein Steuerberater kann eine wichtige Funktion bei der Finanzplanung und bei der Optimierung der steuerlichen Situation eines Unternehmens sein. Er oder sie kann dabei helfen, Gründungskosten korrekt zu verbuchen und steuerlich geltend zu machen, sowie Ratschläge zur optimalen Nutzung von Abschreibungen geben. Er erstellt bei einer Gründung auch die Eröffnungsbilanz und gibt Tipps zur richtigen Buchführung und einer möglichen Gewinnausschüttung.

Darüber hinaus kann ein Steuerberater bei der Erstellung von Jahresabschlüssen, der Einhaltung von steuerlichen Fristen und der Beantwortung von Fragen zu spezifischen Steuerfragen, wie Umsatzsteuer, Gewerbesteuer, Vorsteuer und teilweise dem Gründungszuschuss helfen. Er kann auch bei der Planung und Durchführung von steuerlichen Strategien helfen, um die steuerliche Belastung des Unternehmens zu minimieren. Daher kann es sinnvoll sein, bereits bei der Gründung eines Unternehmens einen Steuerberater zu konsultieren, unabhängig, ob man als Einzelunternehmer, Freiberufler, Kapitalgesellschaft oder Personengesellschaft gründet.

Was sollte man bei Gründungskosten beachten?

Gründungskosten stellen einen unvermeidlichen Posten bei der Gründung eines Unternehmens dar. Bei der Planung und Organisation dieser Ausgaben sind verschiedene Punkte zu berücksichtigen. Beispielsweise sollte man die Gründungskosten im Zusammenhang des gesamten Geschäftsplans sehen und sicherstellen, dass diese in das gesamte Finanzbild passen. Auch der Umgang mit unerwarteten Kosten ist ein wichtiges Thema, was man berücksichtigen sollte. Eine gut geplante Finanzstrategie sollte daher einen Puffer für unvorhergesehene Ausgaben enthalten. Zusätzlich sollten, die steuerlichen Auswirkungen von Gründungskosten berücksichtigt werden. Ein professioneller Steuerberater kann in dieser Hinsicht wertvolle Unterstützung leisten.

Wie bekomme ich meine privaten Kosten bei einer Gründung erstattet?

Private Ausgaben, die im Rahmen der Unternehmensgründung anfallen, können oft vom Unternehmen zurückerstattet werden. Hierbei ist es jedoch von zentraler Bedeutung, klare und vollständige Aufzeichnungen zu führen. Darüber hinaus kann es empfehlenswert sein, vor der Gründung des Unternehmens ein separates Geschäftskonto zu eröffnen. Dies kann helfen, private und geschäftliche Ausgaben getrennt zu halten und mögliche Probleme mit der Finanzverwaltung zu vermeiden. Zudem ist es ratsam, im Vorfeld der Gründung einen Steuerberater zu konsultieren, um sicherzustellen, dass die Erstattung der privaten Kosten in Übereinstimmung mit den geltenden Steuervorschriften erfolgt.

Zeitpunkt der Gründung und Kosten

Der Zeitpunkt der Gründung kann einen Einfluss auf die Art und Höhe der Gründungskosten haben. Beispielsweise können bestimmte Kosten anfallen, bevor das Unternehmen offiziell gegründet ist, während andere Kosten erst nach der Gründung entstehen. Darüber hinaus können einige Kosten variieren, abhängig von der Jahreszeit, in der das Unternehmen gegründet wird. Beispielsweise könnten die Kosten für die Anmietung von Büroräumen in einer Großstadt während der Hochsaison höher sein. Daher sollte bei der Planung der Zeitpunkt der Gründung berücksichtigt werden.

Notarielle Beurkundung und Sacheinlagen

Die Kosten für die notarielle Beurkundung der Gründungsdokumente können erheblich variieren. Daher ist es ratsam, im Voraus verschiedene Notare zu kontaktieren und Kostenvoranschläge einzuholen. Bei Sacheinlagen sollten Unternehmer bedenken, dass die Bewertung dieser Vermögenswerte zusätzliche Kosten verursachen kann. Es ist auch wichtig zu beachten, dass die Sacheinlagen dem Unternehmen dauerhaft zur Verfügung stehen müssen und nicht einfach entnommen werden können, wenn das Unternehmen in finanzielle Schwierigkeiten gerät.

Organisation und Planung der Gründung

Eine sorgfältige Organisation und Planung sind wichtig, um die Gründungskosten zu senken und das Unternehmen erfolgreich zu gründen. Hierzu gehört auch die Entwicklung eines detaillierten Geschäftsplans, der alle Thematiken des Unternehmens, einschließlich der Gründungskosten, berücksichtigt. Zudem sollte der Plan eine klare Strategie für das Wachstum und die Entwicklung des Unternehmens nach der Gründung enthalten. Ein vernünftiger Geschäftsplan hilft dabei, Investoren zu überzeugen und zusätzliche Finanzmittel für die Deckung der Gründungskosten zu sichern. 

Tipps zur Kostenoptimierung bei der Unternehmensgründung

Es gibt zahlreiche Strategien, um die Gründungskosten zu optimieren und das Budget effizient zu nutzen. Eine Möglichkeit besteht darin, Dienstleistungen auszulagern, anstatt sie intern zu erbringen. Das kann helfen, die Kosten zu senken und sich auf die Kernkompetenzen des Unternehmens zu konzentrieren. Eine andere Strategie könnte sein, Büroflächen zu teilen oder zu mieten, anstatt sie zu kaufen. Dies kann die Anfangsinvestitionen reduzieren und die Liquidität erhalten.

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