Umstellung auf X-Rechnung: Sinnvoll für Start-ups und kleine Unternehmen?
Die Erstellung der Rechnungen verursacht für Dich nur wenig Aufwand. Warum solltest Du deshalb auf E-Rechnung umstellen? Und worum bitte schön handelt es sich bei einer X-Rechnung? Diese Fragen stellen sich aktuell viele Gründer und Kleinunternehmer, die oftmals auf möglichst einfache und flexible Lösungen für ihre Buchhaltung setzen.
Die einfache Antwort: Der Umstieg auf die E-Rechnung im Format X-Rechnung bringt viele Vorteile mit sich und ab 2025 wird die elektronische Rechnung sogar zur Pflicht im B2B-Bereich. Es lohnt sich also, sich schon jetzt Gedanken darüber zu machen, wie Du durch den Einsatz des passenden E-Rechnungsformats nicht nur Zeit, sondern auch Kosten sparst.
Inhaltsverzeichnis
Was ist die E-Rechnung und warum ist sie wichtig?
Die E-Rechnung erscheint erst einmal kompliziert, ist aber eigentlich ganz simpel: Es handelt sich dabei um eine Rechnung, die elektronisch erstellt, versendet und verarbeitet wird. Anders als bei Papier- oder PDF-Rechnungen können alle Daten automatisch von Systemen ausgelesen werden. Das spart nicht nur sehr viel Zeit, sondern reduziert auch mögliche Fehler bei der Eingabe. Papier- und PDF-Rechnungen müssen per Hand in ein System übertragen werden. Bei der E-Rechnung werden alle relevanten Informationen in einem strukturierten Format übermittelt, sodass sie direkt weiterverarbeitet werden können.
Ab 2025 wird die E-Rechnung im B2B-Bereich zur Pflicht. Das heißt, wenn Du Rechnungen an Geschäftspartner oder Behörden verschickst oder von ihnen welche erhältst, müssen sie in einem dafür gültigen Format vorliegen. Ein solches mögliches Format ist die X-Rechnung. Es gibt jedoch auch andere Formate, wie ZUGFeRD oder EDIFACT, die für den elektronischen Rechnungsaustausch verwendbar sind. Wichtig ist, dass die Rechnungsdaten in einem strukturierten Format vorliegen, das der europäischen Normenreihe EN 16931 entspricht.
Die Vorteile der Umstellung
Die Umstellung auf E-Rechnung für kleine Unternehmen und Start-ups ist einfacher, als es auf den ersten Blick scheint, denn moderne Buchhaltungsprogramme ermöglichen es, eine E-Rechnung ohne großen technischen Aufwand zu erstellen und zu versenden. Je nach Umfang sind entsprechende Softwarelösungen bereits für unter zehn Euro monatlich erhältlich.
Laut einer Schätzung des E-Invoicing-Unternehmens Sterling Commerce kostet die Erstellung einer Papierrechnung zwischen 12 und 30 US-Dollar (zwischen 11 und 27 Euro nach aktuellen Wechselkursen), während die Kosten für eine E-Rechnung bei rund sechs Euro liegen. Diese Schätzungen umfassen Faktoren wie Material, Druck, Versand und manuelle Bearbeitung. Auch wenn wir vom niedrigsten Schätzwert von 11 Euro ausgehen, ersparst Du Dir in einem Jahr bei der Erstellung von 500 Rechnungen also 2.500 Euro. Somit haben sich die Kosten für die Umstellung schnell rentiert; die geringen Kosten sind aber nicht der einzige Vorteil.
Vorteile von X-Rechnung & Co.
Vor allem die automatische Archivierung erleichtert das Handling. Gerade für Unternehmen mit begrenzten Ressourcen ist die Umstellung auf E-Rechnung also eine echte Erleichterung im Arbeitsalltag. Die Automatisierung sorgt dafür, dass der gesamte Rechnungsverarbeitungsprozess digital abläuft. Durch den Wegfall manueller Arbeitsschritte bleibt mehr Zeit, sich auf das Kerngeschäft zu konzentrieren. Zusätzlich entfallen Kosten für Papier, Druck und Porto, was gerade für junge Unternehmen mit knappen Budgets eine große Entlastung darstellt.
Ein weiterer großer Vorteil der E-Rechnung ist, dass die Rechnungen schneller beim Kunden ankommen und deshalb oft schneller bezahlt werden. Dadurch verbessert sich zum einen die Liquidität im Unternehmen und zum anderen reduziert sich der Aufwand für die Ausstellung von manuellen Zahlungserinnerungen und Mahnungen.
Ab welcher Unternehmensgröße ist die Nutzung der E-Rechnung sinnvoll?
Die Umstellung ist grundsätzlich immer eine gute Idee für alle, die ihre Geschäftsprozesse im Unternehmen optimierenmöchten. Die Nutzung lohnt sich bereits bei einem geringen Rechnungsvolumen, denn auch hier entsteht durch die E-Rechnung schon eine wesentliche Zeitersparnis und Kostensenkung. Vor allem bei Unternehmen, die regelmäßig mehr als 100 Rechnungen pro Jahr verschicken, wird der Nutzen durch die Automatisierung und den digitalen Versand noch deutlicher. Dieses Volumen ist schnell erreicht, denn dabei handelt es sich lediglich um acht bis neun Rechnungen pro Monat.
Viele kleine Unternehmer schrecken dennoch davor zurück, weil sie nicht wissen, wie die Umstellung auf die E-Rechnung funktioniert. Wer sich den möglichen Prozess genau ansieht, wird schnell feststellen: Es handelt sich dabei um keine Raketenwissenschaft.
So gelingt die Umstellung auf die X-Rechnung
Moderne Buchhaltungssoftware umfassen bereits integrierte E-Rechnungsfunktionen, die sich problemlos in den bestehenden Workflow einfügen lassen. In wenigen Schritten können Rechnungen in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format wie X-Rechnung erstellt werden:
- Wähle ein Buchhaltungsprogramm, das die E-Rechnungsformate unterstützt.
- Gib die relevanten Daten Deines Unternehmens wie Steuernummer und Rechnungsformate in der Software ein.
- Fülle wie gewohnt die Rechnungsdetails wie Empfänger, Betrag und Leistungsbeschreibung aus.
- Wähle das gewünschte Format für Deine E-Rechnung, also beispielsweise X-Rechnung.
- Die Rechnung wird elektronisch an den Empfänger übermittelt, in der Regel über E-Mail oder ein entsprechendes Netzwerk.
- Die Software archiviert die E-Rechnung automatisch, um gesetzliche Vorgaben zu erfüllen.
Die E-Rechnung ist ein Schritt in die Zukunft
Die Umstellung auf E-Rechnung ist ein wichtiger Schritt in die Zukunft für Dein Unternehmen. Je früher Du Dich an dieses Projekt heranwagst, desto eher profitierst auch Du von der wesentlich effizienteren Abwicklung Deines Zahlungsverkehrs.
Lass Dich von der Umstellung nicht abschrecken! Beginne mit einer Testphase, in der Du die ersten E-Rechnungen erstellst und versendest. So bekommst Du ein Gefühl für den Prozess und kannst den Übergang schrittweise gestalten.
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